Gepassioneerd allround administratief medewerker! (m/x/v) 68900690

Dagdienst, Vaste job, Voltijds
Regio Zonhoven
Geplaatst 2 weken geleden

Voor onze klant, een bedrijf in aroma’s, zijn we op zoek naar een nieuwe medewerker om hun team te versterken als allround administratief medewerker!

Taken:

Pre-sales taken: nieuwe klanten aanmaken tool x, sampels versturen (DPD,UPS,…), offertes verwerken:

  • Prijzen ingeven in tool x;
  • Offerte digitaliseren + mailen naar klanten + doc + specificaties;
  • Losse proksopgaven naar map klant (X) zetten.

Bestellingen:

  • Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren);
  • Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertraagde bestellingen;
  • Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren);
  • Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info;
  • Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen).

Transport:

  • Transport aanvragen (incl. export);
  • Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek;
  • Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen;
  • Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur);
  • Mapjes voor productie klaarmaken;
  • EAD opstellen (accijnzen);
  • AC4 document opstellen (accijnzen);
  • Opvolgen levering order;
  • Marktonderzoek tarieven transport leveranciers.

Transport Export:

  • Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet);
  • Proforma’s sturen incl. transport (export);
  • Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders;
  • Opvolging documenten export ( oorsprongscertificaat + Health certificate + B/L controleren/ AWB opvragen, Statement controleren);
  • Labels drums/paletten;
  • Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen;
  • Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten;
  • Opvolgen levering order.

Boekhouding leveranciers en diensten:

  • Voorbereiding VH voor extern boekhoudkantoor.

Boekhouding klanten:

  • Betalingen klanten opvolgen;
  • Rappels sturen;
  • Creditnota’s.

Algemene taken:

  • Verdeling documenten en post;
  • Telefonie;
  • Onthaal receptie bezoekers;
  • Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes, …);
  • Archiveren & digitaliseren;
  • Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek;
  • Ontzorgen CEO & Business Manager.

Profiel

  • Opleidingsniveau: Bachelor of gelijk door ervaring;
  • Ervaring met transport en meer bepaald export is een groot pluspunt maar niet noodzakelijk een must als de wil er is om dit aan te leren;
  • Een grondige kennis van MS office, vlot kunnen werken met interne IT pakketten;
  • Kennis van NL, FR & ENG;
  • Administratief sterk;
  • Planning en organisatievermogen;
  • Flexibel, snel kunnen schakelen ts verschillende taken;
  • Confidentieel & discreet;
  • Sterk communicatief;
  • Zelfstandig en initiatief nemend, leergierig;
  • Klantgericht en klantvriendelijk;
  • Pro-actief & creatief;
  • Samenwerken met de juiste attitude;
  • Dynamisch & enthousiast;
  • Verzorgd voorkomen;
  • Duurzaam engagement.

Jobgerelateerde competenties

  • Administratieve dossiers samenstellen
    Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
  • Brieven, tabellen, … invoeren volgens instructies
  • Telefonische oproepen aannemen
    Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
    Een boodschap noteren
  • Personen onthalen en hun vraag identificeren
  • Kopieerwerk verrichten
  • De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
    Bestellingen plaatsen
  • Documenten coderen, klasseren en archiveren
  • Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Persoonsgebonden competenties

  • Betrouwbaarheid
  • Verantwoordelijkheid
  • Zorgvuldigheid
  • Samenwerken
  • Flexibiliteit
  • Klantgerichtheid
  • Stressbestendigheid
  • Zelfstandigheid
  • Resultaatgerichtheid
  • Communiceren
  • Plannen en organiseren

Aanbod

  • Marktconform loon;
  • Maaltijdcheques;
  • Eco-cheques;
  • Hospitalisatie verzekering;
  • Groepsverzekering;
  • Woon- werkverkeer vergoeding;
  • Eindejaarspremie;
  • Fulltime 39u week met een vast uurrooster;
  • ADV dagen;
  • 2 extra dagen betaald verlof.

Plaats tewerkstelling

3520 ZONHOVEN

Vacature kenmerken

CategorieAdministratie

Online solliciteren

Een geldig e-mailadres is verplicht.