Voor een klant, een leeggoedcentrale, zijn wij op zoek naar een nieuwe collega om hun team te versterken als administratief coördinator!

Als administratief coördinator ben je verantwoordelijk voor de hele administratieve flow. Als commerciële en administratieve duizendpoot speel je een cruciale rol in het faciliteren van de productie- en leeggoedprocessen.

Taken:

Beheren en stroomlijnen van de administratieve processen:

• Optimaal analyseren en in kaart brengen van de vragen en behoeften van de klant / geproduceerde volumes, zodat het productieproces efficiënt ingepland kan worden.
• Organiseren en administratief afpunten van de retours en leveringen;
• Organiseren van de transporten in samenspraak met de transportfirma en waar nodig na contact met de brouwerijen;
• Opstellen van rapporten in functie van de KPI’s en haalbaarheid van het productieplan op korte en lange termijn;
• Opmaken van correcte klantenfiches en handleidingen.

Sales support:

• Onderhouden van positieve relaties met klanten en ondersteuning bieden bij verzoeken en vragen;
• Opmaken en beheren van de tarieven, dit communiceren naar de klanten alsook deze tarieven ingeven in het ERP-pakket;
• Opvolgen van de toepassing bij facturatie van de gemaakte commerciële afspraken met de brouwerijen.

Voorraadbeheer:

• Zorgen voor het stockbeheer van de geproduceerde en de nog te produceren goederen;
• Behoefte bepalen, aan de hand van de opgemaakte planning, van de producten die noodzakelijk zijn om te produceren (lege bakken,…);
• Opvolgen van de voorraden van de hulpstoffen, paletten productie en de nodige bestellingen hiervoor plaatsen (indien nodig na overleg met de directie);
• Voorbereiden van de stocktelling (opmaken tellijsten,…) alsook de uitgetelde stocklijsten verwerken.

Facturatie:

• Voorbereiden alsook effectief factureren voor VT Logistics van retours / leveringen / producties en logistiek aan brouwerijen en overige klanten;
• Controleren van de transportdocumenten en de opgemaakte leeggoedbonnen, zodoende er overgegaan kan worden tot een correcte financiële afhandeling;
• Opvolgen en controleren van de binnenkomende facturen van de brouwerijen en leveranciers;
• Aanmaken van nieuwe artikels in het ERP systeem.

Profiel

• Je beschikt over een bachelor diploma of gelijkwaardig door relevante ervaring. Dit bij voorkeur in een logistieke of productie-omgeving.
• Je werkt nauwkeurig en houdt ook van administratieve taken.
• Je denkt klantgericht en schrikt er niet voor terug om contact te hebben met klanten (telefonisch, via mail,…)
• Je analyseert, gebruikt je gezond verstand en kan procesmatig denken.
• Je kan autonoom werken, maar bent daarnaast ook een echte teamplayer.
• Je bent flexibel ingesteld en hebt een open en alerte mindset met oog voor kwaliteit.
• Je bent PC-vaardig en hebt kennis van ERP-systemen.
• Je bent communicatief sterk en hebt een goede mondelinge en schriftelijke kennis van de Franse taal.

Jobgerelateerde competenties

• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Brieven, tabellen, … invoeren volgens instructies
• Kopieerwerk verrichten
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Persoonsgebonden competenties

• Flexibiliteit
• Communiceren
• Zelfstandigheid
• Samenwerken
• Verantwoordelijkheid
• Resultaatgerichtheid
• Klantgerichtheid
• Stressbestendigheid

Vereiste studies

• Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
• gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring

• Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Talenkennis

• Nederlands (zeer goed)

Aanbod

• Je werkt in een hagelnieuwe productieomgeving, alsook een state-of-the-art technologische werkomgeving;
• Je krijgt de kans om je stempel te drukken op de verdere groei en professionalisering van de organisatie;
• Je komt terecht in een omgeving waar een prettige informele sfeer heerst en waar kwaliteit, betrokkenheid, collegialiteit en menselijkheid centrale waarden zijn;
• Je mag rekenen op een marktconform salaris aangevuld met interessante extralegale voordelen.

Plaats tewerkstelling

3920 LOMMEL